Já estão em vigor, na Universidade do Estado de Santa Catarina (Udesc), as novas versões de duas ferramentas de gestão documental da instituição: o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

O plano de classificação ordena e organiza os documentos gerados a partir das atividades que são desenvolvidas na Udesc.

Com base nele, foi elaborada a tabela, que determina prazos para realizar transferência, recolhimento, eliminação e reprodução desses documentos.

“A implantação da tabela possibilitará a devida destinação de documentos e o descarte daqueles que estão com a temporalidade vencida. Isso resultará na liberação e organização de espaços na Reitoria e nos centros”, destaca o coordenador de Documentação da Udesc, Raphael Schlickmann.

Além disso, a aplicação da ferramenta fortalecerá a cultura documental na universidade e permitirá o diagnóstico da gestão de documentos, item considerado fundamental.

Segundo o coordenador, a implantação começará após membros de dois grupos da Udesc, o Comitê Permanente de Gestão Documental (Copeged) e a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), serem treinados no próximo semestre, com o apoio da Gerência de Gestão Documental do Arquivo Público do Estado de Santa Catarina (Gedoc).

A CPAD, que foi constituída oficialmente neste ano e tem representantes de áreas específicas da Reitoria, ficará responsável pela criação de cronogramas para avaliações de documentos por diversos setores da universidade e pela análise dos que forem encaminhados para eliminação.

Criação e aprovação das ferramentas
Schlickmann explica que a versão anterior da tabela de temporalidade e destinação era de 2006 e continha atividades-meio e atividades-fim da Udesc.

“No entanto, o Governo de SC passou a exigir que os documentos relacionados às atividades-meio, que são as administrativas, seguissem a tabela do Estado”, conta. Já as atividades-fim precisaram de uma tabela específica, que, na universidade, abrange as áreas de ensino, pesquisa e extensão.

Os trabalhos para levantar os tipos de documento da Udesc e sistematizá-los para as novas versões do plano e da tabela foram geridos durante seis anos pela ex-coordenadora de Documentação, a professora aposentada Maria Lourdes Blatt Ohira, que também foi responsável pela criação do setor junto à Pró-Reitoria de Planejamento (Proplan).

“Esse trabalho anterior foi fundamental para que conseguíssemos viabilizar a aprovação da tabela de temporalidade ainda neste ano. Hoje, a Udesc é um dos poucos órgãos do Estado a ter sua própria tabela”, ressalta Schlickmann.

O atual coordenador assumiu a função em agosto de 2012 e organizou os trabalhos que resultaram na aprovação das novas versões das duas ferramentas pelo Copeged, CPAD e Gedoc, assim como na publicação delas, na edição do Diário Oficial do Estado de 11 de novembro.

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Assessoria de Comunicação da Udesc
Jornalista Rodrigo Brüning Schmitt
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