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Udesc implantará nova tabela para gestão de documentos da instituição

Já estão em vigor, na Universidade do Estado de Santa Catarina (Udesc), as novas versões de duas ferramentas de gestão documental da instituição: o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

O plano de classificação ordena e organiza os documentos gerados a partir das atividades que são desenvolvidas na Udesc.

Com base nele, foi elaborada a tabela, que determina prazos para realizar transferência, recolhimento, eliminação e reprodução desses documentos.

“A implantação da tabela possibilitará a devida destinação de documentos e o descarte daqueles que estão com a temporalidade vencida. Isso resultará na liberação e organização de espaços na Reitoria e nos centros”, destaca o coordenador de Documentação da Udesc, Raphael Schlickmann.

Além disso, a aplicação da ferramenta fortalecerá a cultura documental na universidade e permitirá o diagnóstico da gestão de documentos, item considerado fundamental.

Segundo o coordenador, a implantação começará após membros de dois grupos da Udesc, o Comitê Permanente de Gestão Documental (Copeged) e a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), serem treinados no próximo semestre, com o apoio da Gerência de Gestão Documental do Arquivo Público do Estado de Santa Catarina (Gedoc).

A CPAD, que foi constituída oficialmente neste ano e tem representantes de áreas específicas da Reitoria, ficará responsável pela criação de cronogramas para avaliações de documentos por diversos setores da universidade e pela análise dos que forem encaminhados para eliminação.

Criação e aprovação das ferramentas
Schlickmann explica que a versão anterior da tabela de temporalidade e destinação era de 2006 e continha atividades-meio e atividades-fim da Udesc.

“No entanto, o Governo de SC passou a exigir que os documentos relacionados às atividades-meio, que são as administrativas, seguissem a tabela do Estado”, conta. Já as atividades-fim precisaram de uma tabela específica, que, na universidade, abrange as áreas de ensino, pesquisa e extensão.

Os trabalhos para levantar os tipos de documento da Udesc e sistematizá-los para as novas versões do plano e da tabela foram geridos durante seis anos pela ex-coordenadora de Documentação, a professora aposentada Maria Lourdes Blatt Ohira, que também foi responsável pela criação do setor junto à Pró-Reitoria de Planejamento (Proplan).

“Esse trabalho anterior foi fundamental para que conseguíssemos viabilizar a aprovação da tabela de temporalidade ainda neste ano. Hoje, a Udesc é um dos poucos órgãos do Estado a ter sua própria tabela”, ressalta Schlickmann.

O atual coordenador assumiu a função em agosto de 2012 e organizou os trabalhos que resultaram na aprovação das novas versões das duas ferramentas pelo Copeged, CPAD e Gedoc, assim como na publicação delas, na edição do Diário Oficial do Estado de 11 de novembro.

Leia mais:
6/7/2012 – Udesc recebe Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Atividade-Fim

10/6/2009 – Cursos de gestão documental terminam com participação de 228 servidores

8/4/2009 – Udesc elimina mais de cinco toneladas de documentos com temporalidade vencida

17/2/2009 – Udesc utilizará novo método para gestão de documentos

Assessoria de Comunicação da Udesc
Jornalista Rodrigo Brüning Schmitt
E-mail: rodrigo.schmitt@udesc.br
Telefones: (48) 3321-8142/8143

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